כתיבה עסקית 

השפעתה של הכתיבה העסקית, תצורתה ואיכותה על הארגון

ליעד ברזילי, רו"ח (משפטן) ^(*)

23 במאי, 2011

 אולי בראשית הדרך לא מניחים על כך את הדעת. אולי לא מבינים לעומק את היקף התופעה. אולם, ככל שהזמן חולף, מתחילים לשים לב שכמות ה"כתיבה" שהארגון מפיק היא בלתי נתפסת. מכונת הכתיבה הארגונית מפיקה, כמעט על בסיס קבוע ושוטף: חוזים והסכמים, מסמכי שיתופי פעולה, מכרזים, דוחות לדירקטוריון, דיווחים למנכ"ל, התכתבויות עם לקוחות וספקים, מכתבים לרשויות המס, הצהרות לבתי משפט, חומרים לרואי החשבון, עורכי הדין ומבקר החברה, מצגות ופרזנטציות, מידע שיווקי ופרסומי, הודעות לעיתונות ועוד ועוד. כך, אולי מבלי משים לב, הופך כמעט כל ארגון, קטן כגדול, לפובליציסט של ממש. ולא בכדי בחרתי במילה פובליציסט – היא מאפיינת מבט אישי בכתיבה. כך גם בארגון, כל נייר משקף גם את מבטה האישי של החברה וגם, עם כל הזהירות, את מבטו האישי של כותב המסמך. לכן, יש לומר כבר עתה, כל מסמך מעמיד את הארגון בפני סיכונים עסקיים ומשפטיים. במאמר זה אתייחס גם לאלמנטים אלו.

העלאת רעיון על הכתב בצורה טובה, דורשת כישרון רב. ישנן תצורות רבות של מסמכים ודוחות, לכל אחד מהם "כללים" – חוקים, תקנות, צווים וגם נוסחים מקובלים כתובים ושאינם כתובים. לבד מהתכנים עצמם, גם צורת הצגת המסמך חשובה לעין שיעור. לעיתים רבות, מפרידה היא בין "הצלחה" ל"כישלון". מילוי מכרז, קורות חיים אישיים או ארגוניים, דוחות לבורסה ועוד רבים וטובים – אלו הן מעט דוגמאות, בהן צורת הכתיבה ואיכותה תשפענה על הצלחתם לא פחות מתוכנם. ולאו דווקא מן הפן הזה בלבד. קיימת חשיבות רבה בארגון לדאוג לתיעוד של חומרים. התיעוד נותן תוקף לדברים שנאמרו בעל פה, הופך אותם לפורמליים ומאפשר לארגן תהליך של "זיכרון". העלאת דברים על הכתב חשובה גם למניעת אי הבנות ומסייעת במקרים שלא כל הנוגעים בדבר נוכחים ומאפשרת לעדכן אותם.

בכדי להבין את נושא הכתיבה העסקית יש ללמוד אותו ובעיקר לתרגל את ביצועו. נבין ראשית את יסודותיה המרכזיים של הכתיבה העסקית. תמצית תהליך הכתיבה, המובא לפניכם מתאים עקרונית לכל סוג של מסמך וששת עקרונותיו צריכים להיות מיושמים כמעט בכל מסמך היוצא תחת ידכם.

עקרון התכנון – עקרון זה הוא החשוב והמשמעותי ביותר בתהליך יצירת מסמך. הוא מכונה גם "קדם-כתיבה" ובעצם הוא מתכנס לשתי מילים – חשיבה וסדר. על הכותב ללמוד על הנושא עליו הוא רוצה לכתוב, להגדיר את מטרת הכתיבה ובהתאם לכך לקבוע את מבנה הטקסט. בהתאם לעקרון זה, לכל מסמך יש לאסוף נתונים, לנסח ראשי פרקים ולנסח טיוטה ראשונה על פי ראשי הפרקים. תכנון המסמך צריך להוביל לכך שגם קורא שאינו בקיא בנושא – יבין אותו בקריאה ראשונה.

עקרון הקיצור – על המסמך להיות תמציתי. יש להעלות על הכתב את המלל בצורה תכליתית ובהירה. יש להימנע מחזרות מיותרות ולהשתדל לקצר כל משפט, מבלי לפגוע בתוכנו של המסר. כתיבת מלל מתומצת גורמת לשני אפקטים עיקריים. האחד, חיסכון רב בכל תהליכי העבודה. השני, הפיכת החומר לקריא ובהיר ומתן האפשרות לקרוא את העיקר במהירות מבלי להתעייף. והנה אקסיומה – מסמך קצר המנוסח בבהירות יזרז את הטיפול בנושא. בכל נושא.

עקרון הבהירות – על הכתוב להיות מובן לקורא. על מנת ליישם את עקרון הבהירות ניתן להשתמש בטכניקות כתיבה הנ"ל: מומלץ לחלק לסעיפים, להשתמש במשפטים קצרים, להימנע מדו משמעות, לכתוב במשלב לשוני מתאים. וגם מה לא לעשות: לא לכלול ביטויים מסובכים או מקצועיים (שלא מהתחום הספציפי), ללא מליצות וללא סלנג. והנה אקסיומה – נימוק דברים יוביל לתחושת משוכנעות גבוהה של המסקנה.

עקרון השלמות – על המסמך העסקי להיות ממצה אך שלם. עליו להכיל את כל התכנים המחייבים. באותו אופן עליו להיות גם מסמך "מחייב", אשר כותבו עומד מאחוריו. מובאות, עמדות אישיות ואחרות והערכות צריכות להיות מוצגות כראוי ובאופן המייצג את אומרן.

עקרון הזהירות – כל מסמך מהווה אסמכתא ומייצג את הארגון. יש לנסחו כך שלא ישתמע לשתי פנים, להימנע מטעויות או מכתיבת עובדות שיכולות לסבך משפטית את הארגון. כאשר מדובר בכסף, מומלץ לציין את המספר גם במילים. יש להימנע מהוצאת מידע חסוי או חומר סודי מהארגון. יש להיזהר מפגיעה באדם או חברה מסוימים. כמו כן אין לקחת אחריות על נושאים שאינם בסמכות הישירה של כותב המסמך.

עקרון האדיבות – חשוב מאד שהכתיבה העסקית תביע אנושיות. פתיחתה תהא מנומסת ותוכנה יהא מנוסח באדיבות. ברוב המקרים הרלוונטיים מומלץ להציע פתרון אפשרי לבעיות. במבע שלילי מוצע לנמק ולהסביר. עקרון זה זוהה כעקרון פותר בעיות או מרכך ולכן גם אם כוונת הדברים אינה ברוח טובה, התייחסות אדיבה עדיפה ברוב המקרים ומאפשרת הגעה לעמק השווה.

לפני סיום, נקודה למחשבה – מסמך מבולבל הנכתב מתוך דלות לשונית או דלות מחשבתית, עלול להעיד על כותבו! ולא רק זאת – על הארגון אותו הוא מייצג. חולשה זו חושפת את הכותב והארגון ועלולה לשמש כנגדם ולגרום לנזקים תדמיתיים לארגון.

במקום שהקידמה הטכנולוגית והעולם הגלובלי מתפתחים במהירות עצומה ובמקום שהשפה העברית צועדת במקום (לשון המעטה) – חשוב לזכור שמילים הן כוח! בזכותן יקום וייפול דבר וגם חיים ומוות ביד הלשון אקטואלי לסיכומון זה. ריי טומלינסון, ממציא הדואר האלקטרוני, לא שיער בנפשו שהכלי הגאוני שהמציא יהיה מקור לכל כל הרבה צרות לארגון (וגם שלא ירוויח מהמצאתו פרוטה). באמצעות המילים הללו ובאמצעות תהליך קדם-כתיבה (כפי שהוא מכונה בלשון האקדמית) פשוט של קביעת מטרת המסמך, ניתוח קהל היעד שלו, איסוף מידע על הנושא וכתיבת "נקודות" עליו – ניתן לשפר לאין שיעור את התוצר הסופי שיונח על שולחנו המיואש של מאן דהוא. בהצלחה...